LOS ARCHIVOS
INTRODUCCIÓN
Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada de éste en la Historia está vinculada a la aparición del primer testimonio escrito, y a partir de este momento los archivos van a tener un puesto en el acontecer humano. Los archivos nacen como una necesidad de la vida pública y privada y hacen durables los actos religiosos, públicos y económicos.
El hombre, en cualquier actividad humana, siempre está ordenando cosas, de forma que la facultad de ordenar y clasificar constituye uno de los procesos mentales de la persona. Lo más usual es guardar cosas que no sirven para nada, con lo que se derrocha gran cantidad de tiempo y espacio, acumulando papeles inútiles, y como punto contrario se puede caer en evitarlos y destruidos sin prever que se puedan necesitar posteriormente.
La empresa moderna produce una avalancha de comunicaciones (cartas, informes, facturas, recibos, etc.), cuya custodia compromete su economía (piénsese en mano de obra, adquisición o alquiler de locales). Por todo ello, se hace evidente la necesidad de conservar la documentación escrita que pueda ser útil, y su ordenación y clasificación deberá seguir un método con objeto de localizarla cuando se precise.
CONCEPTO DE ARCHIVO
La Real Academia de la Lengua, al definir la palabra archivo, dice, en primera acepción, que es el local en que se custodian documentos públicos o particulares; en segunda, que es el conjunto de esos documentos.
En general, podemos definir el archivo como una colección ordenada de la documentación de una o más entidades o individuos que se conservan confines determinados: Políticos, jurídicos, científicos, económicos, religiosos, etc.
Como consecuencia de lo anterior, archivar es poner y guardar documentos en un archivo.
Uno de los problemas con los que se tiene que enfrentar la labor, administrativa es el archivo, y archivar es, para la empresa, aplicar un sistema que permita guardar ordenadamente documentos útiles, de un modo claro y eficaz que nos permita localizarnos, cuando se precisen, lo más rápidamente posible.
FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
La finalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos:
a) Proporcionar del modo más eficaz los mejores servicios con el menor coste posible.
b) Constituir un centro activo de información.
c) Ser un instrumento de control funcional en relación con la actuación de los restantes departamentos.
d) Asignar una perfecta conservación de los documentos confiados a él. Un archivo se justifica por su rentabilidad, y ésta viene determinada por la relación entre su coste y su eficacia. En cuanto al coste, un archivo sólo es justificable económicamente cuando su precio es inferior a los gastos que se producirían si no existiese. Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca y se consulta con frecuencia.
FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO
Para que un archivo de oficina pueda cumplir los fines citados en el apartado anterior, debe considerarse unos criterios generales de organización que justifiquen su creación, tales como:
Necesidad de crear un archivo idóneo.
Disponibilidad de personal adecuado.
Disponibilidad de instalaciones.
Aplicación de normas precisas y generales.
Empleo de sistemas de ordenación y clasificación adecuados al tipo de documento de que se trate.
Selección y eliminación adecuada de documentos.
Tendencia a la máxima normalización posible.
Requerir la colaboración de la oficina para conseguir una gestión eficaz de los servicios de archivo.
Verificar la eficacia de tos sistemas, métodos y técnicas empleadas en un archivo ya creado.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos de oficina presentan formas principales de organización que responden a los conceptos de centralización y descentralización.
Se entiende por centralización, que los documentos están concentrados en un lugar -archivo- desde el que se sirven los documentos solicitados por los distintos departamentos.
Se entiende por descentralización, que los documentos se conservan en distintas secciones de la oficina y sólo después de un período de tiempo es cuando se pierde casi su vigencia de gestión pasan al archivo depósito.
Ventajas del archivo centralizado
1. Posibilidad de disponer de personas profesionales que lleven a cabo la tarea de archivo (esta posibilidad se justifica económicamente por el volumen de servicios que en lógica deben existir).
2. Posibilidad de establecer un único criterio de ordenación y clasificación.
3. Ahorro de espacio, material e instalaciones al estar la documentación concentrada en un lugar.
4. Economía de tiempo en la búsqueda y servicios de documentos al reducir los posibles errores de clasificación, localización y colocación de los documentos.
Ventajas de los archivos descentralizados
1. Mayor proximidad de los servicios a los documentos que se han de utilizar.
2. Supresión de la necesidad de formular peticiones de documentos a través de impresos, con lo cual se evita la creación de más documentos.
En algunas grandes oficinas existe la tendencia a realizar formas de archivar descentralizada para determinados tipos de documentos, con un control centralizado.
DIVISIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE SU UTILIZACIÓN
Una forma muy generalizada de organización del archivo en las grandes empresas es la división del mismo según la frecuencia de su utilización y vigencia de gestión de documentos.
Esta clasificación origina tres tipos de archivos:
a) Archivo activo
Son aquellos en los que se conservan los documentos de consulta frecuente. La permanencia de los documentos en el archivo depende del tipo de documento de que se trate.
b) Archivo semiactivo
Este tipo de archivos conserva documentos que presentan una menor vigencia y una consulta menos frecuente, y periódicamente habrá que determinar los documentos que han de pasar a los archivos inactivos, así como los documentos que deban ser destruidos porque no se consideren de ninguna utilidad.
c) Archivo inactivo
En el archivo inactivo se conservan de forma definitiva los documentos que, aunque han perdido su valor operativo, conservan su valor histórico o documental.
Normas de conservación de documentos.
La documentación de todo orden que las empresas deben manejar experimenta un aumento creciente, por lo que es necesario descongestionar y conservar sólo lo estrictamente necesario, bien desde el punto de vista de su utilidad práctica para la empresa o desde aquel otro que exige la legislación.
En relación con la documentación de la empresa, a efectos de estudiar sus plazos de conservación, lo hará en tres apartados:
a) Libros oficiales exigidos por el Código de Comercio.
b) Documentación relativa a cualquier aspecto mercantil.
c) Documentación de aspecto social- laboral.
Los libros oficiales
De acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo”.
Documentación mercantil
No todos los archivos de la empresa deben ser conservados durante el período de tiempo citado en el apartado anterior, pues la legislación mercantil se refiere a aquella documentación que origina derechos y obligaciones de la empresa con relación a terceros.
Sin embargo, existe documentación archivada de carácter interno que no afecta a terceros; en este caso resultaría inútil conservaría por el mismo plazo, y tan pronto los datos pierdan actualidad la documentación debe ser eliminada.
Existe otro tipo de documentación que debe conservarse permanentemente, como, por ejemplo, los documentos que acrediten la propiedad, por parte de la empresa, de cualquier bien, ya sea muebles o inmuebles.
Documentos de aspecto social-laboral
En cuanto se refiere a la documentación de tipo social- laboral, los libros de visita y de matrícula tendrán que conservarse al menos seis altos a partir del último asiento exceptuado.
Los expedientes de personal deben ser conservados íntegramente al menos durante todo el plazo en que pertenezcan a la empresa afectada por el expediente.
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Para la destrucción de documentos se han de tener en cuenta las disposiciones legales, complementarias, y estudios que se hayan hecho sobre los mismos, según lo expuesto en el apartado anterior.
Debemos distinguir dos tipos de documentos: confidenciales y no confidenciales.
En cuanto a los primeros, existen diversos tipos de máquinas para destruidos, dejándolos reducidos a virutas, siendo su reconstrucción imposible y evitando así que la información destruida llegue a la competencia o a personas que no deben tener acceso a la misma.
La documentación no confidencial se puede destruir por cualquier procedimiento.
CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden metódico.
Un archivo desorganizado, (sin clasificar ni ordenar), no favorece la perduración de los documentos.
El orden, por el contrario, disminuye los problemas de conservación y hace más fácil el control.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación de archivos, que continuamente se utilizan pero con cierta indistinción.
Uno de los expertos en el tema, Tanodi dice que la ordenación es la actividad de poner en orden los documentos, y añade: el método principal de ordenar los documentos es una buena clasificación.
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, y ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden, que puede ser la fecha, el alfabeto, el tamaño o el número.
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a diferentes sistemas:
a) Alfabético, se clasifica por el nombre del que lo suscribe o su destinatario.
b) Geográfico, se toma el lugar donde transcurre la acción.
c) De materias, cuando el criterio de clasificación responde al asunto de que se trata.
d) Numérico, sigue el número asignado a los documentos.
e) Cronológico, se emplea la fecha en que se ha redactado, enviado o recibido el documento.
Cada uno de estos métodos se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de que se trate.
Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes y son particularmente aconsejables en determinados casos.
En general, debe pretenderse:
Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos ambiguos.
Que simplifique al máximo la entrada de documentos.
Que sea susceptible de futuras ampliaciones.
Clasificación alfabética
La clasificación alfabética tiene como base el nombre de la persona o la empresa a la que se refiere el documento y es uno de los sistemas más sencillos.
Ejemplo:
Arganda, María
Azpún, Gabino
Calle, Carmen
Es un sistema sencillo y de aplicación extendida en los archivos.
Esta preferencia puede explicarse por el hecho de que no excluye el empleo de otros sistemas de clasificación, e incluso muchas veces le sirve de complemento.
Ventajas:
a) Simplicidad. Sólo se utiliza un elemento; no existen clases, subclases ni otras divisiones.
b) Elasticidad. Siempre se pueden añadir nuevos nombres en su lugar con gran facilidad.
c) Fácil localización sin necesidad de índices.
d) Se puede utilizar todo tipo de documentos que se refieran a personas o empresas.
Inconvenientes:
a) Los criterios de ordenación no son unívocos, por lo que es posible que surjan dudas y errores.
b) Si la documentación es voluminosa, se puede producir duplicidad, por lo que es necesario establecer normas muy precisas para eliminar errores y pérdida de tiempo.
c) Si se extrae un documento y no se anota su falta, pasa inadvertido.
Esto no ocurre con clasificaciones numéricas correlativas.
Por sus inconvenientes, este sistema de clasificación sólo es aconsejable en archivos pequeños.
Se deberán establecer reglas precisas, tanto para la asignación correcta de los nombres de personas corno de las entidades, nombres geográficos, palabras extranjeras, etc., teniendo presente que cualquier persona que consulte las normas fijadas pueda localizar cualquier documento.
Normas de clasificación nominativa
Aunque no existen unas normas oficiales, a continuación se indican las más usuales, pero haciendo notar que son meramente orientativas y pueden ser sustituidas por otras, con tal que sean igualmente claras.
1. Nombres de personas.
Se seguirán las siguientes reglas:
a) Los nombres de personas individuales tienen como palabra ordenatriz el primer apellido.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
María Rodríguez Rodríguez, María
Joaquín Sanz Sanz, Joaquín
Juan Villaverde Villaverde, Juan
b) Los de igual apellido se ordenan por el segundo, y si éste también coincidiera o no existiera, por el nombre propio o inicial.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Julio García Ruíz García Ruíz Julio
Manuel García Sánchez García Sánchez, Manuel
Alberto García Sanz García Sanz, Alberto
c). En el caso de que el nombre fuera precedido de titulo honorífico o nobiliario, graduaciones, estado civil, etc., éstos no se considerarán como palabra de orden.
Asimismo, tampoco lo serán las partículas de, la, el, y.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Doctor Luis Casa López Casa López, Luis (Dr.)
Capitán Juan Martín Gómez Martín Gómez, Juan (Capitán)
Isabel del Valle Gómez Valle Gómez, Isabel (del)
d) En el caso de apellidos compuestos, se archivarán como si el segundo elemento estuviera separado, es decir, como si el titular tuviera tres apellidos.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Juan García-Hernández Malo García-Hernández Malo, Juan
Valentín López-Zúnica López-Zúnica, Valentín
Mariano Sánchez-Casas Vali Sánchez-Casas Vali, Mariano
e) Si se trata del nombre de una mujer casada, conviene archivar su documentación bajo el que sea más conocido, y si es preciso, se abrirá reverencia del otro.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Remedios Alarcón de Martín, Alarcón (de Martín), Remedios
Pilar Rosado de Gil, Rosado (de Gil), Pilar
Alicia Sanz de Heredia Sanz (de Heredia), Alicia
f) Para los nombres extranjeros se archivará la documentación bajo el primer apellido -que casi siempre es el único-, teniendo en cuenta que:
Las partículas du, von, etc., se consideran como integrantes del apellido.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Karl von Braum Du Chatelle, Gastón
Charles L. Williams Von Braum, Karl
Gastón du Chatelle Williams, Charles, L.
En el caso de nombres ingleses, en los que hay una inicial o dos apellidos, el último es el paterno y el nombre o inicial que lo precede se considerará como parte del nombre propio.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Joseph H. Kennedy Kennedy, Joseph, H.
Charles L. Williams Whitchead, William, K.
William K. Whitchead Williams, Charles, L.
Igual regla habrá que observar para los nombres portugueses, en los que el apellido paterno va en último lugar.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
João C. Pinto Pinto, João C.
2. Nombres oficiales de empresas.
Se seguirán las siguientes normas:
a) Se considerará como palabra directriz el primer sustantivo significativo que contenga, seguido de las palabras que restan y, separadas por una coma, las que preceden.
Si el título de la empresa contiene un nombre propio, geográfico o de persona, se archivará el documento por dicho nombre.
En el caso de que haya en el título un apellido de persona, se seguirán las normas indicadas en el Apartado 1.1. o de personas físicas
Si el título contiene dos o más apellidos de persona, se archivará bajo el apellido que aparezca en primer lugar y, si es preciso, se abrirá reverencia de los otros.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Lucas Álvaro e Hijos Álvaro, Lucas (e Hijos)
Vinícola Navarra, S. A Rodríguez José (ver Rodríguez Juan y José)
Juan y José Rodríguez Vinícola Navarra, S. A.
No se considerarán para la clasificación ni las palabras genéricas “sobrinos” “herederos”, “hijos”, “Sociedad”, “Compañía”, “Almacén”, etc., ni los artículos (excepto que formen parte del nombre geográfico), ni los geográficos (salvo que sean lo más característico), ni las partículas de, e, y.
Si los adjetivos son numerales, no se separan del nombre que les sigue.
b) Para los organismos oficiales, como Delegación, Ministerio, Dirección General, etcétera se atenderá a su denominación jurídica.
Nombre Orden de clasificación
Ministerio de Hacienda Banco de Madrid
Dirección Gral. de Industrias Químicas Caja de Ahorros de Madrid
Caja de Ahorros de Madrid Dirección Gral. de Industrias Químicas
Banco de Madrid Ministerio de Hacienda
c) Si el nombre de la empresa u organismo está abreviado, se clasificará por la forma completa, excepto cuando las siglas correspondan a entidades conocidas internacionalmente.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Líneas Aéreas de España, Iberia Iberia
Sdad. Española de Automóviles de Turismo Seat
Unesco Unesco
Tanto Iberia como Seat pueden clasificarse por el anagrama o por el nombre completo, pero en este caso optamos por el primero, por ser más conocido.
En caso de duda, podría hacerse referencia al nombre completo y abrir una segunda carpeta. à) Los nombres de empresas extranjeras irán archivados por su primera palabra.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
British Petroleum Italiana British Petroleum Italiana
Foreigntax and Legal Foreigntax and Legal
Consuitants Consuitants
e) Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artículo, no se tendrá en cuenta a efectos de clasificación.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Cafetería La Alondra Alondra, La
Bar La Rana Castellano
Bar Castellano Rana, La
Clasificación geográfica
En la clasificación geográfica el criterio de ordenación a seguir es el de las localidades geográficas según un orden decreciente, de acuerdo con las divisiones territoriales, y dentro de ellas por el nombre de la calle, número y nombre.
En cada división y subdivisión se suele emplear el orden alfabético.
(Este método de clasificación es una variante de la clasificación alfabética estudiada en el apartado anterior.)
Ventajas:
a) Una ventaja de estas clasificaciones reside en la división en grupos fácilmente identificables -los núcleos de población-, con lo cual se facilita el trabajo de clasificación y búsqueda.
b) No es necesario consultar índices auxiliares en el momento de recuperación de documentos y se pueden intercalar nuevas subdivisiones fácilmente.
c) Los documentos dentro de cada posición pueden ordenarse siguiendo el orden cronológico, de materias o mixto, según convenga.
Inconvenientes:
a) Sólo es aconsejable en archivos pequeños.
Este sistema tiene los mismos problemas que el alfabético.
b) La clasificación por orden geográfico es muy útil a las empresas comerciares para la correspondencia de los clientes, ordenación de fichas de clientes, ordenación de direcciones, etc.
Reglas a tener en cuenta
1. Los puntos cardinales no se consideran como directriz si van seguidos del nombre geográfico.
2. Las partículas que forman un nombre geográfico deben considerarse como integrantes de él.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
La Coruña La coruña
San Sebastián Sansebastián
3. Se debe prescindir del concepto plaza, calle y añadir el nombre de éstas.
4. En el caso de que las calles o plazas lleven un adjetivo numérico, se clasificarán alfabéticamente.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Quinta Avenida Quintaavenida
Clasificación por materias y asuntos
En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos.
Estas características fundamentales y comunes se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
1. Orden alfabético general de materias.
2. Agrupando las materias según categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez ésta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico o alfanumérico.
Ejemplo
REMUNERACIONES
Anticipos y créditos
Gratificaciones
Horas extra
Trienios
Ventajas:
La clasificación alfabética de materias es muy utilizada debido a la sencillez de su manejo y a que permite la inserción de nuevos asuntos sin grandes dificultades.
Inconvenientes:
Su mayor inconveniente radica en la elección correcta de las materias que van a definir los documentos.
Se dice que las clasificaciones de materias siguen una ordenación numérica o alfanumérica cuando las materias vienen ordenadas por números o por números y letras, respectivamente.
Clasificación numérica
Mediante este sistema, la documentación se agrupa y ordena asignando a cada documento un número correlativo y progresivo en la serie de números. Es decir, clasifica los documentos según el orden natural de los números que se les atribuye a medida que llegan o de acuerdo con el número que llevan impreso.
Se trata de un método indirecto de clasificación, ya que, como no conocemos el contenido del documento, cada vez que se abre un expediente hay que abrir una ficha con el número respectivo y el nombre del tema, y se colocarán por orden alfabético.
Se utiliza combinándolo con otros sistemas para algunas ciases de documentos, como ordenes, facturas, notas de envíos y entregas, en ficheros de clientes, de patentes, contratos, etcétera.
En el momento de asignación de los números es necesario cuidar mucho los posibles errores que puedan surgir de las transcripciones mentales de cifras.
Como sistema de ayuda se pueden utilizar colores distintos, descomponer las cifras en grupos, etc.
Se tendrán que utilizar índices auxiliares que permitan la identificación del contenido que se esconde detrás de cada número.
Ventajas:
a) Su carácter ilimitado. Siempre es posible asignar a los documentos un número de identificación.
b) Lectura rápida.
c) Su exactitud. Es imposible no reconocer un documento o confundido con otro, salvo error de transcripción.
d) Carencia de dudas o errores en la colocación de los documentos, salvo transcripción o interpretación errónea de los números.
e) La falta de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.
Inconvenientes:
a) La localización de los documentos clasificados resulta imposible si no se conoce el número asignado o si el orden numérico no coincide con el alfabético.
b) Es necesaria la confección de una guía de localización, lo que muchas veces anula parte de sus ventajas.
c) Es necesario prever las nuevas intercalaciones, lo que a veces lleva a la necesidad de subclasificaciones que pueden hacer complejo el esquema general.
d) Es más fácil consultar errores de transcripción y lectura de números que de nombres.
Numérico terminal
Uno de los mayores inconvenientes del sistema numérico es el de anulación de los expedientes más antiguos y su retirada del archivo, con el consiguiente desequilibrio de la acumulación de carga, que origina grandes pérdidas de espacio y tiempo.
Para combatir ese inconveniente, se introduce el sistema de dígitos terminales, resultando muy práctico en archivos voluminosos en los que las salidas y entradas de documentos son casi iguales.
La numeración de los documentos se hace por orden correlativo, pero su ordenación se hace de acuerdo con grupos de cifras leídas de derecha a izquierda.
Los números se dividen en tres grupos de cifras:
el primario, formado por las dos últimas cifras de la derecha;
el secundaria, formado por las dos cifras anteriores;
y el terminal, formado por todos los restantes números que preceden.
Ejemplo: 6 749 199 el número se lee así: 99 primario 91 secundaria 674 terminal
Este sistema se utilizaba especialmente en bancos y compañías de seguros
Clasificación cronológica
Por medio de este sistema, la documentación se ordena de forma progresiva basándose en la fecha significativa de los documentos, a partir de la fecha de emisión, fabricación, vencimiento, etc., siguiendo el criterio de poner primero el documento más reciente, y el documento más antiguo el último.
Es una clasificación muy simple, elementar y rápida que ocupa poco espacio pero que obliga en el momento de la recuperación de un documento a conocer su fecha o a revisar uno por uno los documentos archivados.
Por esta razón, su uso se limita a documentación muy poco voluminosa, que pueda examinarse con rapidez, o aquella de la que es posible conocer la fecha aproximada.
Normalmente, suelen agruparse los documentos por determinados períodos de tiempo.
Ejemplo Años, meses, semanas, días y, dentro de cada período, siguiendo un orden alfabético o numérico.
Suele utilizarse para ordenar las copias de la correspondencia y formar lo que se conoce con los nombres “cronológico de entradas” y “cronológico de salidas”.
Igualmente, es útil para clasificar documentos de cualquier tipología o carácter financiero o económico. Por ejemplo, facturas con pago a fecha fija, 30, 60 o 90 días, letras de cambio, etc. Asimismo, es útil como auxiliar de otras clasificaciones y para organizar el fichero de vencimientos, acontecimientos o eventos.
Clasificación mixta
Es aquella en que los criterios de clasificación se combinan de forma conjunta.
Por ejemplo, clasificación cronológica-numérica o de forma sucesiva. Es decir, primeros grupos clasificados geográficamente y, dentro de ellos, los subgrupos clasificados por orden alfabético, numérico o de asuntos.
La clasificación decimal
En la clasificación decimal, el conjunto de documentos susceptibles de ser clasificados se divide en diez grupos que forman el primer orden y a los que se asigna una cifra de 0 a 9.
Cada uno de los grupos se subdivide, a su vez, en otros de 10 de segundo orden, y así sucesivamente, identificando cada grupo, dentro de cada categoría, con una referencia numérica.
Las clasificaciones de este tipo requieren las siguientes condiciones fundamentares:
1. Que los grupos primarios abarquen la totalidad de los elementos a clasificar.
2. Que estos grupos primarios abarquen la totalidad, de forma que un determinado asunto sólo encaje en un solo grupo.
3. Que dentro de cada grupo se proceda de lo general a lo particular.
No es necesario utilizar todos los números correspondientes a los grupos primarios o a las órdenes sucesivas. Los números libres quedan reservados para futuras ampliaciones.
Clasificación decimal universal
Una clasificación decimal muy conocida ha sido la creada por Melvin Dewey, que posteriormente daría origen a la Clasificación Decimal Universal (CDU), muy utilizada en bibliotecas para formar el catálogo sistemático de materias, y en la que la totalidad de los conocimientos humanos se agrupó en 10 números.
Este sistema es muy completo pero, dada su complejidad, es necesario que las personas que lo utilicen sean profesionales.
Aunque su utilización no es frecuente en empresas, por su importancia y posibles aplicaciones transcribimos, a continuación, la división general y las 100 primeras subdivisiones.
División general
0-Obras generales
1-Filosofía
2-Teología. Religión
3-Ciencias sociales. Derecho
4-Filología. Lingüística
5-Ciencias exactas
6-Ciencias aplicadas
7-Bellas Artes. Artes aplicadas
8-Literatura
9-Historia
Generalidades
00-Prolegómenos
01-Bibliografía. Catálogos
02-Biblioteconomía
03-Enciclopedias generales
04-Ensayos en colecciones generales
05-Revistas y periódicos generales
06-Sociedades, Academias y Colectividades generales
07-Periódicos. Periodismo
08-Colecciones. Poligrafía
09-Manuscritos. Libros preciosos
1-Filosofía
11-Metafísica general. Cosmología
12-Metafísica especial
13-Alma y cuerpo
14-Sistemas filosóficos
15-Psicología
16-Lógica
17-Moral. Ética.
2-Teología. Religión
21-Teología natural
22-Biblia. Evangelios. Libros sagrados
23-Teología dogmática
24-Prácticas religiosas. Devociones.
25-Obras pastorales
26-La Iglesia
27-Historia de la Iglesia
28-Iglesias y sectas cristianas
29-Religiones diversas
3-Ciencias sociales. Derecho
31-Estadística
32-Política
33-Economía política
34-Derecho
35-Administración Pública
36-Beneficencia. Seguros. Asociaciones
37-Enseñanza. Educación
38-Comercio. Transportes. . Comunicaciones
39-Costumbres. Folklore
4-Filología. Lingüística
41-Filología en general
42-Filología inglesa
43-Filología alemana
44-Filología francesa
45-Filología italiana
46-Filología española, portuguesa
47-Filología clásica
48-Filología escandinava y eslava
49-Filología de otras lenguas
5-Ciencias exactas
51-Matemáticas
52-Astronomía. Geodesia. Navegación
53-Física. Mecánica racional
54-Química. Cristalografías. Mineralogía
55-Geología. Geofísica. Meteorología
56-Paleontología
57-Biología
58-Botánica
59-Zoología
6-Ciencias aplicadas
61-Medicina. Fisiología. Farmacia
62-Ingeniería
63-Agricultura. Agronomía
64-Economía doméstica
65-Comercio. Transporte. Organización
66-Industrias químicas
67-Tecnología mecánica
68-Profesiones y oficios
69-Construcción
7-Bellas Artes. Artes aplicadas
71-Urbanismo
72-Arquitectura
73-Escultura. Numismática
74-Dibujo. Decoración
75-Pintura
76-Grabado
77-Fotografía
78-Música
79-Juegos. Deportes. Diversiones
8-Literatura
81-Literatura en general
82-Literatura inglesa
83-Literatura alemana
84-Literatura francesa
85-Literatura italiana
86-Literatura española, portuguesa
87-Literatura clásica
88-Literatura escandinava y eslava
89-Otras literaturas
9-Historia
91-Geografía. Viajes
92-Bibliografía
93-Historia
94-Historia de Europa
95-Historia de Asia
96-Historia de África
97-Historia de América del Norte
98-Historia de América del Sur
99-Historia de Oceanía. Regiones Polares
El material adecuado para archivar
La importancia de la elección del material adecuado está en función de la necesidad inherente al archivo, es decir, colocar y encontrar los documentos de la forma más rápida posible. La elección del material adecuado dependerá de diversos factores, por ejemplo, de la naturaleza de los documentos, su volumen, manejo cómodo, etc.
EXPEDIENTES
Una vez que los documentos llegan al archivo, deben ser examinados, registrados, clasificados y codificados de acuerdo con el sistema que se haya elegido, de forma que permitan su localización en el momento oportuno para, finalmente, archivarlos en el lugar correspondiente y junto a los otros documentos relativos al mismo asunto para formar el oportuno expediente.
Desde el momento en que existan tres documentos que hagan referencia a un mismo asunto ya está justificada la apertura de un expediente y éste podrá acogerse al orden cronológico o alfabético, según convenga.
Cada expediente puede estar formado por los siguientes elementos: carpetilla o guarda exterior en la que se indica la fecha, el asunto, sección o parte de la oficina con la que está relacionada la documentación (documentación original, borradores, copias, notas, informes, etc.)
TIPOS DE CARPETAS
Existen varios tipos de carpetas para contener documentos, a saber:
a) Carpeta comente, de cartulina, que sirve para la clasificación vertical y horizontal.
b) Carpeta de sujeción, en la que los documentos se sujetan en la parte central o bien mediante espirales que atraviesan todo el documento (gusanillo).
c) Carpetas A-Z, de tapas rígidas, en las que los documentos están sujetos mediante dos ganchos que funcionan por palanca.
d) Caja - libro, que puede contener gran cantidad de documentos.
e) Carpeta de suspensión, que suele ser de cartulina recia con o sin pestaña suspendida. Puede ofrecer visibilidad superior o visibilidad lateral.
USO DE COLORES
Es conveniente utilizar los colores en las guías de señalización y en las mismas carpetas que contiene el expediente. Por ejemplo, si nuestro archivo es geográfico, podemos dar igual color a las provincias de una misma autonomía o a la de los municipios de una misma provincia.
Si la clasificación es decimal, se puede dar un color a cada primera subclasificación.
En conclusión, utilizando los colores en determinadas posiciones podemos obtener una clasificación visual que nos permita acudir directamente al documento buscado.
MOBILIARIO
El mobiliario para los archivos se reduce a estanterías, armarios y archivadores, y las carpetas que las contienen pueden tener diversas posiciones.
Estanterías en posición horizontal
Son un conjunto de baldas sujetas horizontalmente. Estas pueden ser abiertas, desmontables o no, o armarios cerrados. Existen diversos tamaños normalizados de estanterías en el mercado, en las cuales la distancia entre baldas se puede regular para adaptarlas a la documentación a archivar.
Estanterías en posición vertical
Igualmente, existen estanterías y armarios para archivar en modo vertical. Son similares a las anteriores, pero las baldas que contienen son móviles, para poder adaptarlas a la altura de los documentos.
Si son armarios a base de cajones, presentan el inconveniente del espacio que ocupan en el momento de consulta.
Armarios cerrados
Según el sistema de cierre, los armarios cerrados pueden ser de:
Puertas con bisagras.
Puertas correderas.
Puertas plegables
Puertas encogibles.
Armarios con carpetas suspendidas
Uno de los sistemas más eficaces es el de armarios de carpetas suspendidas, en los que los documentos se colocan en carpetas provistas de elementos de suspensión que se deslizan sobre guías metálicas.
Las carpetas pueden ser independientes o formar una especie de cadena unas con otras; también las hay de visibilidad superior, lateral y en cajones basculantes.
a) Carpetas de visibilidad superior.
Contienen en la parte superior y visible un señalizador de plástico en el que se introduce la etiqueta, en la cual se indica el contenido de la carpeta. Las etiquetas pueden ser de colores diversos.
b) Carpetas de visibilidad lateral
Son las que llevan las láminas de plástico en su parte lateral. Se pueden guardar en cualquiera de los tipos de armarios citados anteriormente.
c) Carpetas en cajones basculantes.
Son una serie de carpetas con visibilidad lateral colocados en armarios con cajones superpuestos.
De todos estos tipos de archivadores y armarios existen diversas marcas en el mercado, cada uno con sus aplicaciones y diferencias.
FICHEROS
La Real Academia Española nos da la siguiente definición de la palabra fichero:
Caja o mueble adecuado para tener en ellos fichas ordenadas.
De la palabra ficha nos da la siguiente definición: “Soporte de papel o cartulina, para tomar notas, destinado a recoger información deforma ordenada (alfabéticamente, cronológicamente, etc.) de una persona o cosa determinada para facilitar el trabajo”.
Tipos de ficheros
Según el tipo de fichas empleadas, existen en el mercado muchos tipos de ficheros.
Los utilizados con más frecuencia son los siguientes:
1. Ficheros sencillos, constituidos por cajones que tienen la forma de las fichas, con o sin barra de selección.
2. Ficheros en los que se guardan fichas parcialmente visibles.
3. Ficheros rotativos. Existen varios tipos; los más complicados son los formados por un tablero en torno al que giran diversas ruedas en las que se encuentran las fichas, y los formados por cajones colocados sobre dos planos rodantes que permanecen siempre en posición horizontal durante la rotación del sistema.
Para realizar el giro de los cajones sólo es necesario pulsar un botón.
4. Existen en algunas empresas ficheros especiales destinados a conservar planos, fichas sinópticas incluidas en carpetas transparentes que las mantienen suspendidas en posición vertical.
ARCHIVO MEDIANTE MICROFILME
El uso de las técnicas de microfilmación se ha extendido en el ámbito de la vida empresarial, ya que aporta reducción de espacio, velocidad en la búsqueda de cualquier documento, orden en el archivo de documentos, etc.
Si el archivo utiliza el microfilme para la conservación, almacenado y difusión de la documentación, también debe existir este equipo, que, según la aplicación que se determine, puede constar de:
Aparato lector-reproductor de microfilme.
Equipo de microfilmación.
Armarios especiales para conservar las películas en sus posibles variantes (filme en rollo, microficha, jacket).
Para la conservación del microfilme, el local debe ser idóneo y cumplir las siguientes condiciones de seguridad:
Local cerrado.
Ausencia de radiaciones solares.
Temperatura entre 20 y 25 Cº.
Grado de humedad comprendido entre el 40 y 60 por 100
Aplicaciones del microfilme
Las aplicaciones del sistema de microfilme son múltiples.
A continuación citamos algunas de ellas:
Archivo de grandes empresas.
Conservación de datos confidenciales.
Archivo de organismos oficiales.
Archivo de datos históricos, etc.
El sistema de microfilmación permite obtener duplicados de los documentos microfilmados con gran rapidez, evitando tener que disponer de copias o duplicados.
EXISTEN NUEVAS NORMATIVAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Las últimas normativas sobre conservación de documentaciones las está aplicando la Biblioteca Nacional, pero eso es muy difícil de que lo hagan las empresas sin un presupuesto elevado para estos casos. Por ello lo habitual es mandar que se encarguen empresas especializadas en estos temas, a los que acuden empresas como las telefónicas, los bancos, aseguradoras, etc.
INSTALACIONES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Mediante instalaciones y medidas de seguridad se trata de proteger los archivos y evitar riesgos de deterioro por diversos factores como fuego, polvo, robo, etc.
Todo ello se consigue con puertas cortafuegos, material incombustible en las instalaciones, revisión de instalaciones eléctricas, filtración de aire exterior, revestimientos internos de las paredes del edificio, medios antirrobo, etc.
TRABAJO:
LOCALIZA LA LEGISLACIÓN QUE REGULA EL TEMA DE LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS TANTO EN ESPAÑA COMO EN LA COMUNIDAD EUROPEA.
SE DEBE HACER UNA DEFENSA ORAL EN CLASE.
Preguntas tipo de un examen.
CUESTIONES de archivo
1. ¿ Cuándo está justificada la apertura de un expediente?
2. ¿ Qué se entiende por expediente?
3. ¿Qué se entiende por el uso de colores?
4. ¿Qué tipos de carpetas se conocen?
5. ¿Qué se entiende por fichero?
6. ¿ Qué es un fichero rotativo?
7. ¿ Qué ventajas nos aporta el microfilme?
CUESTIONES sobre como clasificar y tipologías de archivos.
1. ¿Qué se entiende por clasificar?
2. ¿Cómo se dividen los sistemas de clasificación?
3. ¿Los sistemas de clasificación existentes, 4se pueden aplicar aisladamente o es conveniente combinados con otros sistemas?
4. ¿Qué toma corno base la clasificación nominativa?
5. ¿Existen normas oficiales para la clasificación nominativa?
6. ¿Cuál es la palabra ordenatriz cuando se trata de nombres de personas?
7. ¿Cómo se procede si el primer apellido es igual?
8. ¿Cómo se procede en caso de que el primer y segundo apellidos sean iguales?
9. ¿Cómo se procede en caso de que el nombre fuera precedido de título honorífico o nobiliario, graduaciones, estado civil, etc.?
10. ¿Se consideran palabras de orden las partículas de, la, el.?
11. ¿Cómo se procede en caso de apellidos compuestos?
12. ¿Qué palabra se toma como ordenatriz en el caso de mujeres casadas?
13. ¿ Qué palabra se toma como ordenatriz en el caso de nombres extranjeros?
14. ¿ Cómo se procede en caso de que el nombre extranjero esté integrado por las partículas, du, von, etc.?
15. ¿Cómo se procede en caso de que la empresa empiece con las palabras “sobrinos”, “herederos”, “hijos”, “Sociedad”, etcétera?
16. Cómo se procede en el caso de organismos oficiales, como Dirección General, etcétera?
17. ¿Cómo se procede si el nombre de la empresa u organismo está abreviado?
18. ¿Cómo se procede en caso de que la empresa u organismo sea conocido internacionalmente por siglas
19. ¿Cómo se procede en el caso de nombres de empresas extranjeras?
20. ¿Cuál es la palabra ordenatriz en la empresa u organismo si comienza con un artículo?
21. ¿Cómo se procede en la clasificación geográfica?
22. Ventajas e inconvenientes del sistema geográfico.
23. ¿Se consideran los puntos cardinales como palabra ordenatriz?
24. ¿Cómo se procede en el caso de la existencia de partículas en el nombre geográfico?
25. ¿Cómo se procede en caso de que las calles o plazas lleven un adjetivo numérico?
26. ¿Qué se entiende por clasificación por materias?
27. ¿Qué inconvenientes presenta la clasificación por materias?
28 ¿ En qué consiste la clasificación numérica?
29. ¿Qué dificultados presenta el sistema de clasificación anterior?
30. ¿Cuál es la base del sistema cronológico?
31. ¿ En qué se basa el sistema decimal?
EJERCICIO PRÁCTICO
Por cada uno de los nombres de personas, empresas y organismos que se describen a continuación, confeccionar una ficha y, posteriormente, ordenarlas por orden alfabético, tomando como base la palabra ordenatriz.
1. Carmen de la Calle
2. Rosa de la Calle
3. SEAT (Sociedad Española de Automóviles de Turismo)
4. Carmen Vara San Segundo
5. Compañia Telefónica de España.
6. Elena Martín Sanz
7. Bar Teo
8. Hijos de Silvestre López
9. Turaco, S. A.
10. Cía. Madrileña de Gas y Electricidad
11. Capitán Bienvenido Fuertes Muniesa
12. Talleres de Reparación de Automóviles Turaco, S. A.
13 Charles L. Harper
14. Aurora Sanz López
15. Lidia Siesu
16. Milagros Merchán
17. Dolores Medrán Muñoz
18. Ilmo. Sr. D. Rafael Gil
19. William D. Bailey
20. IBERIA. Líneas Aéreas de España
21. Herederos de Juana Vicente
22. Ministerio de Industria
23. Perfumería Rosado
24. Carlos Vidal de Castro-Palomino
25. FNMT. Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
26. Mariano Cuadrado Blanco
27. Conde de Pintas Nuevas, D. Nicolás Barriopedro
28. Sanatorio (La Salud)
29. Maria Zúnica de López
30. Ilmo. Sr. D. Antonio Rosado
31. Merimax, S. A.
32. Vda. de Hermosilla, Maria García
33. Banco Madrid
34. Maria García
35. Dra. Pilar Ayuso
36. Almacenes (Soloba)
37. Katharine H. Bigelow
38. Caja de Ahorros de Madrid
39. Bryn College
40. Ministerio de Hacienda
41. George L. Cukor
42. Dirección General de Seguridad
43. Karl von Hughes
44. Cafetería Melis
45. Giuseppe de Filippo
46. Encarnación Lolo Soto
47. Manuel Mijas-Cuadrado Sánchez
48. Rafael Casa González
49. Antonio de la Casa Jiménez
50. Philip T. Barry
51. Caja España
INTRODUCCIÓN
Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada de éste en la Historia está vinculada a la aparición del primer testimonio escrito, y a partir de este momento los archivos van a tener un puesto en el acontecer humano. Los archivos nacen como una necesidad de la vida pública y privada y hacen durables los actos religiosos, públicos y económicos.
El hombre, en cualquier actividad humana, siempre está ordenando cosas, de forma que la facultad de ordenar y clasificar constituye uno de los procesos mentales de la persona. Lo más usual es guardar cosas que no sirven para nada, con lo que se derrocha gran cantidad de tiempo y espacio, acumulando papeles inútiles, y como punto contrario se puede caer en evitarlos y destruidos sin prever que se puedan necesitar posteriormente.
La empresa moderna produce una avalancha de comunicaciones (cartas, informes, facturas, recibos, etc.), cuya custodia compromete su economía (piénsese en mano de obra, adquisición o alquiler de locales). Por todo ello, se hace evidente la necesidad de conservar la documentación escrita que pueda ser útil, y su ordenación y clasificación deberá seguir un método con objeto de localizarla cuando se precise.
CONCEPTO DE ARCHIVO
La Real Academia de la Lengua, al definir la palabra archivo, dice, en primera acepción, que es el local en que se custodian documentos públicos o particulares; en segunda, que es el conjunto de esos documentos.
En general, podemos definir el archivo como una colección ordenada de la documentación de una o más entidades o individuos que se conservan confines determinados: Políticos, jurídicos, científicos, económicos, religiosos, etc.
Como consecuencia de lo anterior, archivar es poner y guardar documentos en un archivo.
Uno de los problemas con los que se tiene que enfrentar la labor, administrativa es el archivo, y archivar es, para la empresa, aplicar un sistema que permita guardar ordenadamente documentos útiles, de un modo claro y eficaz que nos permita localizarnos, cuando se precisen, lo más rápidamente posible.
FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
La finalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos:
a) Proporcionar del modo más eficaz los mejores servicios con el menor coste posible.
b) Constituir un centro activo de información.
c) Ser un instrumento de control funcional en relación con la actuación de los restantes departamentos.
d) Asignar una perfecta conservación de los documentos confiados a él. Un archivo se justifica por su rentabilidad, y ésta viene determinada por la relación entre su coste y su eficacia. En cuanto al coste, un archivo sólo es justificable económicamente cuando su precio es inferior a los gastos que se producirían si no existiese. Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca y se consulta con frecuencia.
FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO
Para que un archivo de oficina pueda cumplir los fines citados en el apartado anterior, debe considerarse unos criterios generales de organización que justifiquen su creación, tales como:
Necesidad de crear un archivo idóneo.
Disponibilidad de personal adecuado.
Disponibilidad de instalaciones.
Aplicación de normas precisas y generales.
Empleo de sistemas de ordenación y clasificación adecuados al tipo de documento de que se trate.
Selección y eliminación adecuada de documentos.
Tendencia a la máxima normalización posible.
Requerir la colaboración de la oficina para conseguir una gestión eficaz de los servicios de archivo.
Verificar la eficacia de tos sistemas, métodos y técnicas empleadas en un archivo ya creado.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos de oficina presentan formas principales de organización que responden a los conceptos de centralización y descentralización.
Se entiende por centralización, que los documentos están concentrados en un lugar -archivo- desde el que se sirven los documentos solicitados por los distintos departamentos.
Se entiende por descentralización, que los documentos se conservan en distintas secciones de la oficina y sólo después de un período de tiempo es cuando se pierde casi su vigencia de gestión pasan al archivo depósito.
Ventajas del archivo centralizado
1. Posibilidad de disponer de personas profesionales que lleven a cabo la tarea de archivo (esta posibilidad se justifica económicamente por el volumen de servicios que en lógica deben existir).
2. Posibilidad de establecer un único criterio de ordenación y clasificación.
3. Ahorro de espacio, material e instalaciones al estar la documentación concentrada en un lugar.
4. Economía de tiempo en la búsqueda y servicios de documentos al reducir los posibles errores de clasificación, localización y colocación de los documentos.
Ventajas de los archivos descentralizados
1. Mayor proximidad de los servicios a los documentos que se han de utilizar.
2. Supresión de la necesidad de formular peticiones de documentos a través de impresos, con lo cual se evita la creación de más documentos.
En algunas grandes oficinas existe la tendencia a realizar formas de archivar descentralizada para determinados tipos de documentos, con un control centralizado.
DIVISIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE SU UTILIZACIÓN
Una forma muy generalizada de organización del archivo en las grandes empresas es la división del mismo según la frecuencia de su utilización y vigencia de gestión de documentos.
Esta clasificación origina tres tipos de archivos:
a) Archivo activo
Son aquellos en los que se conservan los documentos de consulta frecuente. La permanencia de los documentos en el archivo depende del tipo de documento de que se trate.
b) Archivo semiactivo
Este tipo de archivos conserva documentos que presentan una menor vigencia y una consulta menos frecuente, y periódicamente habrá que determinar los documentos que han de pasar a los archivos inactivos, así como los documentos que deban ser destruidos porque no se consideren de ninguna utilidad.
c) Archivo inactivo
En el archivo inactivo se conservan de forma definitiva los documentos que, aunque han perdido su valor operativo, conservan su valor histórico o documental.
Normas de conservación de documentos.
La documentación de todo orden que las empresas deben manejar experimenta un aumento creciente, por lo que es necesario descongestionar y conservar sólo lo estrictamente necesario, bien desde el punto de vista de su utilidad práctica para la empresa o desde aquel otro que exige la legislación.
En relación con la documentación de la empresa, a efectos de estudiar sus plazos de conservación, lo hará en tres apartados:
a) Libros oficiales exigidos por el Código de Comercio.
b) Documentación relativa a cualquier aspecto mercantil.
c) Documentación de aspecto social- laboral.
Los libros oficiales
De acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo”.
Documentación mercantil
No todos los archivos de la empresa deben ser conservados durante el período de tiempo citado en el apartado anterior, pues la legislación mercantil se refiere a aquella documentación que origina derechos y obligaciones de la empresa con relación a terceros.
Sin embargo, existe documentación archivada de carácter interno que no afecta a terceros; en este caso resultaría inútil conservaría por el mismo plazo, y tan pronto los datos pierdan actualidad la documentación debe ser eliminada.
Existe otro tipo de documentación que debe conservarse permanentemente, como, por ejemplo, los documentos que acrediten la propiedad, por parte de la empresa, de cualquier bien, ya sea muebles o inmuebles.
Documentos de aspecto social-laboral
En cuanto se refiere a la documentación de tipo social- laboral, los libros de visita y de matrícula tendrán que conservarse al menos seis altos a partir del último asiento exceptuado.
Los expedientes de personal deben ser conservados íntegramente al menos durante todo el plazo en que pertenezcan a la empresa afectada por el expediente.
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Para la destrucción de documentos se han de tener en cuenta las disposiciones legales, complementarias, y estudios que se hayan hecho sobre los mismos, según lo expuesto en el apartado anterior.
Debemos distinguir dos tipos de documentos: confidenciales y no confidenciales.
En cuanto a los primeros, existen diversos tipos de máquinas para destruidos, dejándolos reducidos a virutas, siendo su reconstrucción imposible y evitando así que la información destruida llegue a la competencia o a personas que no deben tener acceso a la misma.
La documentación no confidencial se puede destruir por cualquier procedimiento.
CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden metódico.
Un archivo desorganizado, (sin clasificar ni ordenar), no favorece la perduración de los documentos.
El orden, por el contrario, disminuye los problemas de conservación y hace más fácil el control.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación de archivos, que continuamente se utilizan pero con cierta indistinción.
Uno de los expertos en el tema, Tanodi dice que la ordenación es la actividad de poner en orden los documentos, y añade: el método principal de ordenar los documentos es una buena clasificación.
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, y ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden, que puede ser la fecha, el alfabeto, el tamaño o el número.
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a diferentes sistemas:
a) Alfabético, se clasifica por el nombre del que lo suscribe o su destinatario.
b) Geográfico, se toma el lugar donde transcurre la acción.
c) De materias, cuando el criterio de clasificación responde al asunto de que se trata.
d) Numérico, sigue el número asignado a los documentos.
e) Cronológico, se emplea la fecha en que se ha redactado, enviado o recibido el documento.
Cada uno de estos métodos se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de que se trate.
Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes y son particularmente aconsejables en determinados casos.
En general, debe pretenderse:
Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos ambiguos.
Que simplifique al máximo la entrada de documentos.
Que sea susceptible de futuras ampliaciones.
Clasificación alfabética
La clasificación alfabética tiene como base el nombre de la persona o la empresa a la que se refiere el documento y es uno de los sistemas más sencillos.
Ejemplo:
Arganda, María
Azpún, Gabino
Calle, Carmen
Es un sistema sencillo y de aplicación extendida en los archivos.
Esta preferencia puede explicarse por el hecho de que no excluye el empleo de otros sistemas de clasificación, e incluso muchas veces le sirve de complemento.
Ventajas:
a) Simplicidad. Sólo se utiliza un elemento; no existen clases, subclases ni otras divisiones.
b) Elasticidad. Siempre se pueden añadir nuevos nombres en su lugar con gran facilidad.
c) Fácil localización sin necesidad de índices.
d) Se puede utilizar todo tipo de documentos que se refieran a personas o empresas.
Inconvenientes:
a) Los criterios de ordenación no son unívocos, por lo que es posible que surjan dudas y errores.
b) Si la documentación es voluminosa, se puede producir duplicidad, por lo que es necesario establecer normas muy precisas para eliminar errores y pérdida de tiempo.
c) Si se extrae un documento y no se anota su falta, pasa inadvertido.
Esto no ocurre con clasificaciones numéricas correlativas.
Por sus inconvenientes, este sistema de clasificación sólo es aconsejable en archivos pequeños.
Se deberán establecer reglas precisas, tanto para la asignación correcta de los nombres de personas corno de las entidades, nombres geográficos, palabras extranjeras, etc., teniendo presente que cualquier persona que consulte las normas fijadas pueda localizar cualquier documento.
Normas de clasificación nominativa
Aunque no existen unas normas oficiales, a continuación se indican las más usuales, pero haciendo notar que son meramente orientativas y pueden ser sustituidas por otras, con tal que sean igualmente claras.
1. Nombres de personas.
Se seguirán las siguientes reglas:
a) Los nombres de personas individuales tienen como palabra ordenatriz el primer apellido.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
María Rodríguez Rodríguez, María
Joaquín Sanz Sanz, Joaquín
Juan Villaverde Villaverde, Juan
b) Los de igual apellido se ordenan por el segundo, y si éste también coincidiera o no existiera, por el nombre propio o inicial.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Julio García Ruíz García Ruíz Julio
Manuel García Sánchez García Sánchez, Manuel
Alberto García Sanz García Sanz, Alberto
c). En el caso de que el nombre fuera precedido de titulo honorífico o nobiliario, graduaciones, estado civil, etc., éstos no se considerarán como palabra de orden.
Asimismo, tampoco lo serán las partículas de, la, el, y.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Doctor Luis Casa López Casa López, Luis (Dr.)
Capitán Juan Martín Gómez Martín Gómez, Juan (Capitán)
Isabel del Valle Gómez Valle Gómez, Isabel (del)
d) En el caso de apellidos compuestos, se archivarán como si el segundo elemento estuviera separado, es decir, como si el titular tuviera tres apellidos.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Juan García-Hernández Malo García-Hernández Malo, Juan
Valentín López-Zúnica López-Zúnica, Valentín
Mariano Sánchez-Casas Vali Sánchez-Casas Vali, Mariano
e) Si se trata del nombre de una mujer casada, conviene archivar su documentación bajo el que sea más conocido, y si es preciso, se abrirá reverencia del otro.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Remedios Alarcón de Martín, Alarcón (de Martín), Remedios
Pilar Rosado de Gil, Rosado (de Gil), Pilar
Alicia Sanz de Heredia Sanz (de Heredia), Alicia
f) Para los nombres extranjeros se archivará la documentación bajo el primer apellido -que casi siempre es el único-, teniendo en cuenta que:
Las partículas du, von, etc., se consideran como integrantes del apellido.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Karl von Braum Du Chatelle, Gastón
Charles L. Williams Von Braum, Karl
Gastón du Chatelle Williams, Charles, L.
En el caso de nombres ingleses, en los que hay una inicial o dos apellidos, el último es el paterno y el nombre o inicial que lo precede se considerará como parte del nombre propio.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Joseph H. Kennedy Kennedy, Joseph, H.
Charles L. Williams Whitchead, William, K.
William K. Whitchead Williams, Charles, L.
Igual regla habrá que observar para los nombres portugueses, en los que el apellido paterno va en último lugar.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
João C. Pinto Pinto, João C.
2. Nombres oficiales de empresas.
Se seguirán las siguientes normas:
a) Se considerará como palabra directriz el primer sustantivo significativo que contenga, seguido de las palabras que restan y, separadas por una coma, las que preceden.
Si el título de la empresa contiene un nombre propio, geográfico o de persona, se archivará el documento por dicho nombre.
En el caso de que haya en el título un apellido de persona, se seguirán las normas indicadas en el Apartado 1.1. o de personas físicas
Si el título contiene dos o más apellidos de persona, se archivará bajo el apellido que aparezca en primer lugar y, si es preciso, se abrirá reverencia de los otros.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Lucas Álvaro e Hijos Álvaro, Lucas (e Hijos)
Vinícola Navarra, S. A Rodríguez José (ver Rodríguez Juan y José)
Juan y José Rodríguez Vinícola Navarra, S. A.
No se considerarán para la clasificación ni las palabras genéricas “sobrinos” “herederos”, “hijos”, “Sociedad”, “Compañía”, “Almacén”, etc., ni los artículos (excepto que formen parte del nombre geográfico), ni los geográficos (salvo que sean lo más característico), ni las partículas de, e, y.
Si los adjetivos son numerales, no se separan del nombre que les sigue.
b) Para los organismos oficiales, como Delegación, Ministerio, Dirección General, etcétera se atenderá a su denominación jurídica.
Nombre Orden de clasificación
Ministerio de Hacienda Banco de Madrid
Dirección Gral. de Industrias Químicas Caja de Ahorros de Madrid
Caja de Ahorros de Madrid Dirección Gral. de Industrias Químicas
Banco de Madrid Ministerio de Hacienda
c) Si el nombre de la empresa u organismo está abreviado, se clasificará por la forma completa, excepto cuando las siglas correspondan a entidades conocidas internacionalmente.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Líneas Aéreas de España, Iberia Iberia
Sdad. Española de Automóviles de Turismo Seat
Unesco Unesco
Tanto Iberia como Seat pueden clasificarse por el anagrama o por el nombre completo, pero en este caso optamos por el primero, por ser más conocido.
En caso de duda, podría hacerse referencia al nombre completo y abrir una segunda carpeta. à) Los nombres de empresas extranjeras irán archivados por su primera palabra.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
British Petroleum Italiana British Petroleum Italiana
Foreigntax and Legal Foreigntax and Legal
Consuitants Consuitants
e) Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artículo, no se tendrá en cuenta a efectos de clasificación.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Cafetería La Alondra Alondra, La
Bar La Rana Castellano
Bar Castellano Rana, La
Clasificación geográfica
En la clasificación geográfica el criterio de ordenación a seguir es el de las localidades geográficas según un orden decreciente, de acuerdo con las divisiones territoriales, y dentro de ellas por el nombre de la calle, número y nombre.
En cada división y subdivisión se suele emplear el orden alfabético.
(Este método de clasificación es una variante de la clasificación alfabética estudiada en el apartado anterior.)
Ventajas:
a) Una ventaja de estas clasificaciones reside en la división en grupos fácilmente identificables -los núcleos de población-, con lo cual se facilita el trabajo de clasificación y búsqueda.
b) No es necesario consultar índices auxiliares en el momento de recuperación de documentos y se pueden intercalar nuevas subdivisiones fácilmente.
c) Los documentos dentro de cada posición pueden ordenarse siguiendo el orden cronológico, de materias o mixto, según convenga.
Inconvenientes:
a) Sólo es aconsejable en archivos pequeños.
Este sistema tiene los mismos problemas que el alfabético.
b) La clasificación por orden geográfico es muy útil a las empresas comerciares para la correspondencia de los clientes, ordenación de fichas de clientes, ordenación de direcciones, etc.
Reglas a tener en cuenta
1. Los puntos cardinales no se consideran como directriz si van seguidos del nombre geográfico.
2. Las partículas que forman un nombre geográfico deben considerarse como integrantes de él.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
La Coruña La coruña
San Sebastián Sansebastián
3. Se debe prescindir del concepto plaza, calle y añadir el nombre de éstas.
4. En el caso de que las calles o plazas lleven un adjetivo numérico, se clasificarán alfabéticamente.
Ejemplo Nombre Orden de clasificación
Quinta Avenida Quintaavenida
Clasificación por materias y asuntos
En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos.
Estas características fundamentales y comunes se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
1. Orden alfabético general de materias.
2. Agrupando las materias según categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez ésta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico o alfanumérico.
Ejemplo
REMUNERACIONES
Anticipos y créditos
Gratificaciones
Horas extra
Trienios
Ventajas:
La clasificación alfabética de materias es muy utilizada debido a la sencillez de su manejo y a que permite la inserción de nuevos asuntos sin grandes dificultades.
Inconvenientes:
Su mayor inconveniente radica en la elección correcta de las materias que van a definir los documentos.
Se dice que las clasificaciones de materias siguen una ordenación numérica o alfanumérica cuando las materias vienen ordenadas por números o por números y letras, respectivamente.
Clasificación numérica
Mediante este sistema, la documentación se agrupa y ordena asignando a cada documento un número correlativo y progresivo en la serie de números. Es decir, clasifica los documentos según el orden natural de los números que se les atribuye a medida que llegan o de acuerdo con el número que llevan impreso.
Se trata de un método indirecto de clasificación, ya que, como no conocemos el contenido del documento, cada vez que se abre un expediente hay que abrir una ficha con el número respectivo y el nombre del tema, y se colocarán por orden alfabético.
Se utiliza combinándolo con otros sistemas para algunas ciases de documentos, como ordenes, facturas, notas de envíos y entregas, en ficheros de clientes, de patentes, contratos, etcétera.
En el momento de asignación de los números es necesario cuidar mucho los posibles errores que puedan surgir de las transcripciones mentales de cifras.
Como sistema de ayuda se pueden utilizar colores distintos, descomponer las cifras en grupos, etc.
Se tendrán que utilizar índices auxiliares que permitan la identificación del contenido que se esconde detrás de cada número.
Ventajas:
a) Su carácter ilimitado. Siempre es posible asignar a los documentos un número de identificación.
b) Lectura rápida.
c) Su exactitud. Es imposible no reconocer un documento o confundido con otro, salvo error de transcripción.
d) Carencia de dudas o errores en la colocación de los documentos, salvo transcripción o interpretación errónea de los números.
e) La falta de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.
Inconvenientes:
a) La localización de los documentos clasificados resulta imposible si no se conoce el número asignado o si el orden numérico no coincide con el alfabético.
b) Es necesaria la confección de una guía de localización, lo que muchas veces anula parte de sus ventajas.
c) Es necesario prever las nuevas intercalaciones, lo que a veces lleva a la necesidad de subclasificaciones que pueden hacer complejo el esquema general.
d) Es más fácil consultar errores de transcripción y lectura de números que de nombres.
Numérico terminal
Uno de los mayores inconvenientes del sistema numérico es el de anulación de los expedientes más antiguos y su retirada del archivo, con el consiguiente desequilibrio de la acumulación de carga, que origina grandes pérdidas de espacio y tiempo.
Para combatir ese inconveniente, se introduce el sistema de dígitos terminales, resultando muy práctico en archivos voluminosos en los que las salidas y entradas de documentos son casi iguales.
La numeración de los documentos se hace por orden correlativo, pero su ordenación se hace de acuerdo con grupos de cifras leídas de derecha a izquierda.
Los números se dividen en tres grupos de cifras:
el primario, formado por las dos últimas cifras de la derecha;
el secundaria, formado por las dos cifras anteriores;
y el terminal, formado por todos los restantes números que preceden.
Ejemplo: 6 749 199 el número se lee así: 99 primario 91 secundaria 674 terminal
Este sistema se utilizaba especialmente en bancos y compañías de seguros
Clasificación cronológica
Por medio de este sistema, la documentación se ordena de forma progresiva basándose en la fecha significativa de los documentos, a partir de la fecha de emisión, fabricación, vencimiento, etc., siguiendo el criterio de poner primero el documento más reciente, y el documento más antiguo el último.
Es una clasificación muy simple, elementar y rápida que ocupa poco espacio pero que obliga en el momento de la recuperación de un documento a conocer su fecha o a revisar uno por uno los documentos archivados.
Por esta razón, su uso se limita a documentación muy poco voluminosa, que pueda examinarse con rapidez, o aquella de la que es posible conocer la fecha aproximada.
Normalmente, suelen agruparse los documentos por determinados períodos de tiempo.
Ejemplo Años, meses, semanas, días y, dentro de cada período, siguiendo un orden alfabético o numérico.
Suele utilizarse para ordenar las copias de la correspondencia y formar lo que se conoce con los nombres “cronológico de entradas” y “cronológico de salidas”.
Igualmente, es útil para clasificar documentos de cualquier tipología o carácter financiero o económico. Por ejemplo, facturas con pago a fecha fija, 30, 60 o 90 días, letras de cambio, etc. Asimismo, es útil como auxiliar de otras clasificaciones y para organizar el fichero de vencimientos, acontecimientos o eventos.
Clasificación mixta
Es aquella en que los criterios de clasificación se combinan de forma conjunta.
Por ejemplo, clasificación cronológica-numérica o de forma sucesiva. Es decir, primeros grupos clasificados geográficamente y, dentro de ellos, los subgrupos clasificados por orden alfabético, numérico o de asuntos.
La clasificación decimal
En la clasificación decimal, el conjunto de documentos susceptibles de ser clasificados se divide en diez grupos que forman el primer orden y a los que se asigna una cifra de 0 a 9.
Cada uno de los grupos se subdivide, a su vez, en otros de 10 de segundo orden, y así sucesivamente, identificando cada grupo, dentro de cada categoría, con una referencia numérica.
Las clasificaciones de este tipo requieren las siguientes condiciones fundamentares:
1. Que los grupos primarios abarquen la totalidad de los elementos a clasificar.
2. Que estos grupos primarios abarquen la totalidad, de forma que un determinado asunto sólo encaje en un solo grupo.
3. Que dentro de cada grupo se proceda de lo general a lo particular.
No es necesario utilizar todos los números correspondientes a los grupos primarios o a las órdenes sucesivas. Los números libres quedan reservados para futuras ampliaciones.
Clasificación decimal universal
Una clasificación decimal muy conocida ha sido la creada por Melvin Dewey, que posteriormente daría origen a la Clasificación Decimal Universal (CDU), muy utilizada en bibliotecas para formar el catálogo sistemático de materias, y en la que la totalidad de los conocimientos humanos se agrupó en 10 números.
Este sistema es muy completo pero, dada su complejidad, es necesario que las personas que lo utilicen sean profesionales.
Aunque su utilización no es frecuente en empresas, por su importancia y posibles aplicaciones transcribimos, a continuación, la división general y las 100 primeras subdivisiones.
División general
0-Obras generales
1-Filosofía
2-Teología. Religión
3-Ciencias sociales. Derecho
4-Filología. Lingüística
5-Ciencias exactas
6-Ciencias aplicadas
7-Bellas Artes. Artes aplicadas
8-Literatura
9-Historia
Generalidades
00-Prolegómenos
01-Bibliografía. Catálogos
02-Biblioteconomía
03-Enciclopedias generales
04-Ensayos en colecciones generales
05-Revistas y periódicos generales
06-Sociedades, Academias y Colectividades generales
07-Periódicos. Periodismo
08-Colecciones. Poligrafía
09-Manuscritos. Libros preciosos
1-Filosofía
11-Metafísica general. Cosmología
12-Metafísica especial
13-Alma y cuerpo
14-Sistemas filosóficos
15-Psicología
16-Lógica
17-Moral. Ética.
2-Teología. Religión
21-Teología natural
22-Biblia. Evangelios. Libros sagrados
23-Teología dogmática
24-Prácticas religiosas. Devociones.
25-Obras pastorales
26-La Iglesia
27-Historia de la Iglesia
28-Iglesias y sectas cristianas
29-Religiones diversas
3-Ciencias sociales. Derecho
31-Estadística
32-Política
33-Economía política
34-Derecho
35-Administración Pública
36-Beneficencia. Seguros. Asociaciones
37-Enseñanza. Educación
38-Comercio. Transportes. . Comunicaciones
39-Costumbres. Folklore
4-Filología. Lingüística
41-Filología en general
42-Filología inglesa
43-Filología alemana
44-Filología francesa
45-Filología italiana
46-Filología española, portuguesa
47-Filología clásica
48-Filología escandinava y eslava
49-Filología de otras lenguas
5-Ciencias exactas
51-Matemáticas
52-Astronomía. Geodesia. Navegación
53-Física. Mecánica racional
54-Química. Cristalografías. Mineralogía
55-Geología. Geofísica. Meteorología
56-Paleontología
57-Biología
58-Botánica
59-Zoología
6-Ciencias aplicadas
61-Medicina. Fisiología. Farmacia
62-Ingeniería
63-Agricultura. Agronomía
64-Economía doméstica
65-Comercio. Transporte. Organización
66-Industrias químicas
67-Tecnología mecánica
68-Profesiones y oficios
69-Construcción
7-Bellas Artes. Artes aplicadas
71-Urbanismo
72-Arquitectura
73-Escultura. Numismática
74-Dibujo. Decoración
75-Pintura
76-Grabado
77-Fotografía
78-Música
79-Juegos. Deportes. Diversiones
8-Literatura
81-Literatura en general
82-Literatura inglesa
83-Literatura alemana
84-Literatura francesa
85-Literatura italiana
86-Literatura española, portuguesa
87-Literatura clásica
88-Literatura escandinava y eslava
89-Otras literaturas
9-Historia
91-Geografía. Viajes
92-Bibliografía
93-Historia
94-Historia de Europa
95-Historia de Asia
96-Historia de África
97-Historia de América del Norte
98-Historia de América del Sur
99-Historia de Oceanía. Regiones Polares
El material adecuado para archivar
La importancia de la elección del material adecuado está en función de la necesidad inherente al archivo, es decir, colocar y encontrar los documentos de la forma más rápida posible. La elección del material adecuado dependerá de diversos factores, por ejemplo, de la naturaleza de los documentos, su volumen, manejo cómodo, etc.
EXPEDIENTES
Una vez que los documentos llegan al archivo, deben ser examinados, registrados, clasificados y codificados de acuerdo con el sistema que se haya elegido, de forma que permitan su localización en el momento oportuno para, finalmente, archivarlos en el lugar correspondiente y junto a los otros documentos relativos al mismo asunto para formar el oportuno expediente.
Desde el momento en que existan tres documentos que hagan referencia a un mismo asunto ya está justificada la apertura de un expediente y éste podrá acogerse al orden cronológico o alfabético, según convenga.
Cada expediente puede estar formado por los siguientes elementos: carpetilla o guarda exterior en la que se indica la fecha, el asunto, sección o parte de la oficina con la que está relacionada la documentación (documentación original, borradores, copias, notas, informes, etc.)
TIPOS DE CARPETAS
Existen varios tipos de carpetas para contener documentos, a saber:
a) Carpeta comente, de cartulina, que sirve para la clasificación vertical y horizontal.
b) Carpeta de sujeción, en la que los documentos se sujetan en la parte central o bien mediante espirales que atraviesan todo el documento (gusanillo).
c) Carpetas A-Z, de tapas rígidas, en las que los documentos están sujetos mediante dos ganchos que funcionan por palanca.
d) Caja - libro, que puede contener gran cantidad de documentos.
e) Carpeta de suspensión, que suele ser de cartulina recia con o sin pestaña suspendida. Puede ofrecer visibilidad superior o visibilidad lateral.
USO DE COLORES
Es conveniente utilizar los colores en las guías de señalización y en las mismas carpetas que contiene el expediente. Por ejemplo, si nuestro archivo es geográfico, podemos dar igual color a las provincias de una misma autonomía o a la de los municipios de una misma provincia.
Si la clasificación es decimal, se puede dar un color a cada primera subclasificación.
En conclusión, utilizando los colores en determinadas posiciones podemos obtener una clasificación visual que nos permita acudir directamente al documento buscado.
MOBILIARIO
El mobiliario para los archivos se reduce a estanterías, armarios y archivadores, y las carpetas que las contienen pueden tener diversas posiciones.
Estanterías en posición horizontal
Son un conjunto de baldas sujetas horizontalmente. Estas pueden ser abiertas, desmontables o no, o armarios cerrados. Existen diversos tamaños normalizados de estanterías en el mercado, en las cuales la distancia entre baldas se puede regular para adaptarlas a la documentación a archivar.
Estanterías en posición vertical
Igualmente, existen estanterías y armarios para archivar en modo vertical. Son similares a las anteriores, pero las baldas que contienen son móviles, para poder adaptarlas a la altura de los documentos.
Si son armarios a base de cajones, presentan el inconveniente del espacio que ocupan en el momento de consulta.
Armarios cerrados
Según el sistema de cierre, los armarios cerrados pueden ser de:
Puertas con bisagras.
Puertas correderas.
Puertas plegables
Puertas encogibles.
Armarios con carpetas suspendidas
Uno de los sistemas más eficaces es el de armarios de carpetas suspendidas, en los que los documentos se colocan en carpetas provistas de elementos de suspensión que se deslizan sobre guías metálicas.
Las carpetas pueden ser independientes o formar una especie de cadena unas con otras; también las hay de visibilidad superior, lateral y en cajones basculantes.
a) Carpetas de visibilidad superior.
Contienen en la parte superior y visible un señalizador de plástico en el que se introduce la etiqueta, en la cual se indica el contenido de la carpeta. Las etiquetas pueden ser de colores diversos.
b) Carpetas de visibilidad lateral
Son las que llevan las láminas de plástico en su parte lateral. Se pueden guardar en cualquiera de los tipos de armarios citados anteriormente.
c) Carpetas en cajones basculantes.
Son una serie de carpetas con visibilidad lateral colocados en armarios con cajones superpuestos.
De todos estos tipos de archivadores y armarios existen diversas marcas en el mercado, cada uno con sus aplicaciones y diferencias.
FICHEROS
La Real Academia Española nos da la siguiente definición de la palabra fichero:
Caja o mueble adecuado para tener en ellos fichas ordenadas.
De la palabra ficha nos da la siguiente definición: “Soporte de papel o cartulina, para tomar notas, destinado a recoger información deforma ordenada (alfabéticamente, cronológicamente, etc.) de una persona o cosa determinada para facilitar el trabajo”.
Tipos de ficheros
Según el tipo de fichas empleadas, existen en el mercado muchos tipos de ficheros.
Los utilizados con más frecuencia son los siguientes:
1. Ficheros sencillos, constituidos por cajones que tienen la forma de las fichas, con o sin barra de selección.
2. Ficheros en los que se guardan fichas parcialmente visibles.
3. Ficheros rotativos. Existen varios tipos; los más complicados son los formados por un tablero en torno al que giran diversas ruedas en las que se encuentran las fichas, y los formados por cajones colocados sobre dos planos rodantes que permanecen siempre en posición horizontal durante la rotación del sistema.
Para realizar el giro de los cajones sólo es necesario pulsar un botón.
4. Existen en algunas empresas ficheros especiales destinados a conservar planos, fichas sinópticas incluidas en carpetas transparentes que las mantienen suspendidas en posición vertical.
ARCHIVO MEDIANTE MICROFILME
El uso de las técnicas de microfilmación se ha extendido en el ámbito de la vida empresarial, ya que aporta reducción de espacio, velocidad en la búsqueda de cualquier documento, orden en el archivo de documentos, etc.
Si el archivo utiliza el microfilme para la conservación, almacenado y difusión de la documentación, también debe existir este equipo, que, según la aplicación que se determine, puede constar de:
Aparato lector-reproductor de microfilme.
Equipo de microfilmación.
Armarios especiales para conservar las películas en sus posibles variantes (filme en rollo, microficha, jacket).
Para la conservación del microfilme, el local debe ser idóneo y cumplir las siguientes condiciones de seguridad:
Local cerrado.
Ausencia de radiaciones solares.
Temperatura entre 20 y 25 Cº.
Grado de humedad comprendido entre el 40 y 60 por 100
Aplicaciones del microfilme
Las aplicaciones del sistema de microfilme son múltiples.
A continuación citamos algunas de ellas:
Archivo de grandes empresas.
Conservación de datos confidenciales.
Archivo de organismos oficiales.
Archivo de datos históricos, etc.
El sistema de microfilmación permite obtener duplicados de los documentos microfilmados con gran rapidez, evitando tener que disponer de copias o duplicados.
EXISTEN NUEVAS NORMATIVAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Las últimas normativas sobre conservación de documentaciones las está aplicando la Biblioteca Nacional, pero eso es muy difícil de que lo hagan las empresas sin un presupuesto elevado para estos casos. Por ello lo habitual es mandar que se encarguen empresas especializadas en estos temas, a los que acuden empresas como las telefónicas, los bancos, aseguradoras, etc.
INSTALACIONES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Mediante instalaciones y medidas de seguridad se trata de proteger los archivos y evitar riesgos de deterioro por diversos factores como fuego, polvo, robo, etc.
Todo ello se consigue con puertas cortafuegos, material incombustible en las instalaciones, revisión de instalaciones eléctricas, filtración de aire exterior, revestimientos internos de las paredes del edificio, medios antirrobo, etc.
TRABAJO:
LOCALIZA LA LEGISLACIÓN QUE REGULA EL TEMA DE LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS TANTO EN ESPAÑA COMO EN LA COMUNIDAD EUROPEA.
SE DEBE HACER UNA DEFENSA ORAL EN CLASE.
Preguntas tipo de un examen.
CUESTIONES de archivo
1. ¿ Cuándo está justificada la apertura de un expediente?
2. ¿ Qué se entiende por expediente?
3. ¿Qué se entiende por el uso de colores?
4. ¿Qué tipos de carpetas se conocen?
5. ¿Qué se entiende por fichero?
6. ¿ Qué es un fichero rotativo?
7. ¿ Qué ventajas nos aporta el microfilme?
CUESTIONES sobre como clasificar y tipologías de archivos.
1. ¿Qué se entiende por clasificar?
2. ¿Cómo se dividen los sistemas de clasificación?
3. ¿Los sistemas de clasificación existentes, 4se pueden aplicar aisladamente o es conveniente combinados con otros sistemas?
4. ¿Qué toma corno base la clasificación nominativa?
5. ¿Existen normas oficiales para la clasificación nominativa?
6. ¿Cuál es la palabra ordenatriz cuando se trata de nombres de personas?
7. ¿Cómo se procede si el primer apellido es igual?
8. ¿Cómo se procede en caso de que el primer y segundo apellidos sean iguales?
9. ¿Cómo se procede en caso de que el nombre fuera precedido de título honorífico o nobiliario, graduaciones, estado civil, etc.?
10. ¿Se consideran palabras de orden las partículas de, la, el.?
11. ¿Cómo se procede en caso de apellidos compuestos?
12. ¿Qué palabra se toma como ordenatriz en el caso de mujeres casadas?
13. ¿ Qué palabra se toma como ordenatriz en el caso de nombres extranjeros?
14. ¿ Cómo se procede en caso de que el nombre extranjero esté integrado por las partículas, du, von, etc.?
15. ¿Cómo se procede en caso de que la empresa empiece con las palabras “sobrinos”, “herederos”, “hijos”, “Sociedad”, etcétera?
16. Cómo se procede en el caso de organismos oficiales, como Dirección General, etcétera?
17. ¿Cómo se procede si el nombre de la empresa u organismo está abreviado?
18. ¿Cómo se procede en caso de que la empresa u organismo sea conocido internacionalmente por siglas
19. ¿Cómo se procede en el caso de nombres de empresas extranjeras?
20. ¿Cuál es la palabra ordenatriz en la empresa u organismo si comienza con un artículo?
21. ¿Cómo se procede en la clasificación geográfica?
22. Ventajas e inconvenientes del sistema geográfico.
23. ¿Se consideran los puntos cardinales como palabra ordenatriz?
24. ¿Cómo se procede en el caso de la existencia de partículas en el nombre geográfico?
25. ¿Cómo se procede en caso de que las calles o plazas lleven un adjetivo numérico?
26. ¿Qué se entiende por clasificación por materias?
27. ¿Qué inconvenientes presenta la clasificación por materias?
28 ¿ En qué consiste la clasificación numérica?
29. ¿Qué dificultados presenta el sistema de clasificación anterior?
30. ¿Cuál es la base del sistema cronológico?
31. ¿ En qué se basa el sistema decimal?
EJERCICIO PRÁCTICO
Por cada uno de los nombres de personas, empresas y organismos que se describen a continuación, confeccionar una ficha y, posteriormente, ordenarlas por orden alfabético, tomando como base la palabra ordenatriz.
1. Carmen de la Calle
2. Rosa de la Calle
3. SEAT (Sociedad Española de Automóviles de Turismo)
4. Carmen Vara San Segundo
5. Compañia Telefónica de España.
6. Elena Martín Sanz
7. Bar Teo
8. Hijos de Silvestre López
9. Turaco, S. A.
10. Cía. Madrileña de Gas y Electricidad
11. Capitán Bienvenido Fuertes Muniesa
12. Talleres de Reparación de Automóviles Turaco, S. A.
13 Charles L. Harper
14. Aurora Sanz López
15. Lidia Siesu
16. Milagros Merchán
17. Dolores Medrán Muñoz
18. Ilmo. Sr. D. Rafael Gil
19. William D. Bailey
20. IBERIA. Líneas Aéreas de España
21. Herederos de Juana Vicente
22. Ministerio de Industria
23. Perfumería Rosado
24. Carlos Vidal de Castro-Palomino
25. FNMT. Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
26. Mariano Cuadrado Blanco
27. Conde de Pintas Nuevas, D. Nicolás Barriopedro
28. Sanatorio (La Salud)
29. Maria Zúnica de López
30. Ilmo. Sr. D. Antonio Rosado
31. Merimax, S. A.
32. Vda. de Hermosilla, Maria García
33. Banco Madrid
34. Maria García
35. Dra. Pilar Ayuso
36. Almacenes (Soloba)
37. Katharine H. Bigelow
38. Caja de Ahorros de Madrid
39. Bryn College
40. Ministerio de Hacienda
41. George L. Cukor
42. Dirección General de Seguridad
43. Karl von Hughes
44. Cafetería Melis
45. Giuseppe de Filippo
46. Encarnación Lolo Soto
47. Manuel Mijas-Cuadrado Sánchez
48. Rafael Casa González
49. Antonio de la Casa Jiménez
50. Philip T. Barry
51. Caja España